نتيجةً للتطورات التكنولوجية والتحوّل الرقمي الكبير في الفترة الأخيرة، من هنا ظهرت نظم المعلومات وتطوّرت في مختلف القطاعات وتعدّدت تطبيقاتها في جميع المستويات الإدارية، حيثُ أصبحت معظم الشركات لا تتخلّى عن نظم المعلومات الإدارية المتكاملة التي تُسهِّل عليها الكثير من المهام المختلفة في إدارة الشركة وجمع المعلومات والمساعدة في اتخاذ القرارات التي تُحقّق أهدافها..
من هذا المنطلق كان لابد لنا أن نخصص هذه المقالة للحديث عن نظم المعلومات الإدارية، تحديدا عن نظام المعلومات المحترف ومكوناته، ومدى تأثيره على عمل الشركة بالإضافة إلى شروط نجاح الاستثمار فيه وأهميته..
يعتبر نظام المعلومات الفعّال مهم جدًا وضروري لعمل الشركة ونجاحها حيث أن له دور كبير في نمو الشركة وفق آلية سير العمل، والنمو الاقتصادي للشركة من خلال تحسين الأداء، بالإضافة إلى أنه يساعد على التواصل الجيد بين أفراد الشركة ومع العملاء، وتوليد مصادر دخل جديدة للشركة، ولتحقيق نتائج جيدة لابد من قرارات صحيحة وفي الوقت المناسب، وصحة القرارات تكون نتيجة لجودة التفكير من جهة، ولدقة المعلومات من جهة أخرى..
حتى تكون المعلومات صحيحة ودقيقة بتكلفة معقولة، يجب أن تضع نظام معلومات محترف لشركتك… لكن، ما هي مكونات نظام المعلومات المحترف؟
- بنية تكنولوجية ومعلوماتية متينة وجيدة، مثل: الحواسيب، الخوادم، الشبكات، أنظمة الأمان والحماية، (Servers, network and security system)، مع العلم أن الشركات أصبحت تتجه تدريجيًا إلى التطبيقات السحابية Cloud، مما يعفيها من الاستثمار كثيرًا في هذا الجانب.
- برامج حاسوب وتطبيقات معلوماتية مناسبة (Softwares and applications): حيث أن الاتجاه السائد الآن هو اللجوء إلى استخدام برامج الحاسوب المتكاملة ERP بدل البرامج المنفصلة، والتي أصبحت الآن متاحة للشركات المتوسطة والصغيرة بعد أن كانت حكرًا على الشركات الكبيرة.
كثير من الشركات تلجأ في إدارة نظم المعلومات إلى التأجير والاشتراك في البرامج والخدمات بدلًا من امتلاكها وزيادة التكلفة.. Software as a service.. SaaS))؛ لكن نجاح الاستثمار في هذا الجانب متوقف على وجود أساليب عمل واضحة تتجسد في خريطة العمليات Map of processes، والفهم الدقيق والصحيح للاحتياجات المعلوماتية.
هنا نظام ERPNext، والذي يعتبرمن أهم نظم المعلومات الإدارية التي تمكّنك من تسييرأعمال شركتك، وتطبيق الدورة المستندية الخاصة بجميع أعمال الشركة في ترابط وتناسق عالي الجودة والدقة، فقد فرض نفسه بقوة على عالم الERP لما يمتاز به من سهولة مقابلة احتياجات أعمال الشركات اليومية وغيرها
- لوحة التحكم والمتابعة Dashboard باستخدام أدوات الاستخلاص والترتيب للبيانات، ومن ثم عرضها في جداول تسمح لصانع القرار أن ينظر إلى مختلف الزوايا، مما يساعده على الإدارة الذكية للأعمال
(Business intelligence)، حيث بمجرد تصميم لوحة التحكم بطريقة صحيحة مع تغذية مستمرة وصحيحة للبيانات، تصبح هذه الأداة مثل عين الإنسان لا يمكن النظر إلى الشركة الا من خلالها، و لا يمكن اتخاذ القرارات بدونها.
يعتبر ERPNext وما يحويه من أدوات، من أسهل الأنظمة والأدوات التي تستخدم في متابعة وتحليل الأعمال بدقة عالية وبتكلفة أقل، مع توفير الوقت والجهد، بالإضافة إلى أن ما يميز هذه الأدوات عن غيرها هو قدرتها على استدعاء البيانات من أي شاشة بطريقة واضحة ومُبسطة.
إنّ الاستثمار في بناء نظام معلومات محترف وفعّال هو استثمار مضمون المردودية؛ لكن يجب توفّر الشروط التالية :
- أن تكون الاحتياجات واضحة.
- طرق العمل المتّبعة ناضجة.
- وجود مسؤول كفؤ داخلي أو خارجي لبناء نظام المعلومات، وتوفير الاحتياجات تبعًا لاحتياجات بيئة العمل داخل الشركة.
سواء كان شركتك/منشأتك التجارية كبيرة، متوسطة، صغيرة..من المهم أن تضع لها نظام معلومات محترف وفعّال لضمان النمو الاقتصادي لها وتحقيق الأهداف..