مع ثورة تكنولوجيا المعلومات الضخمة، تطوّر نظام عمل الشركات والمؤسسات من نواحي عديدة، وأبرزها تطوّر الأداء الإداري لها، ومن هنا ظهر مصطلح نظم المعلومات الإدارية التي سهّلت عمل الشركات في الحصول على المعلومات من مصادر مختلفة وجمعها وإدارتها بكلّ كفاءة؛ لمواجهة تحديات هذا العصر.
ما هي نظم المعلومات الإدارية؟
هي نظم تعتمد على الحاسب الآلي، تُعالج البيانات وتحولها لمعلومات تساعد في تحقيق الهدف أو اتخاذ القرار بالإضافة إلى حل المشاكل الإدارية، وتصف هذه النظم معلومات ما حدث بالماضي وما يحدث الآن وما الذي من الممكن أن يحدث بالمستقبل.
وتعتبر نظم المعلومات الإدارية من أنجح الوسائل التي تستخدمها الشركات والمؤسسات في
إدارة العمليات والمهام في مختلف المستويات الإدارية.
لكن: ما أهمية نظم المعلومات الإدارية في الشركات؟
تعمل نظم المعلومات الإدارية على تزويد المدراء في الإدارة الوسطى بالتقارير الفورية عن الأداء الحالي للشركة، وتُقدّم تقارير أسبوعية وشهرية وسنوية للمدراء تعمل على خدمة وظائف التخطيط والمراقبة في الشركة، بما في ذلك تخزين البيانات وتحويلها لمعلومات ومن ثم بثّها إلى مختلف المستويات الإدارية لمساعدتهم في اتخاذ القرار، بالإضافة إلى دعم عمليات الشركة من خلال القيام بعمليات التغذية الراجعة وتحديث المعلومات أولًا بأول.
ولابد لنا من التعريج على أنواع التقارير التي ينتجها نظام المعلومات الإدارية، حيث أن كل نوع من التقارير له أهميته الخاصة ..
- التقارير الدورية: يومية، أسبوعية، شهرية، سنوية، نصف سنوية، وهي تخدم الإدارة التشغيلية الدنيا، والإدارة الوسطى وفي نفس الوقت قد تكون أهدافا للإدارة العليا، وتحتوي على الميزانية العامة، وقوائم الدخل، وحركة المخزون، وحركة المبيعات.
- التقارير الاستثنائية: وهي تقارير غير مجدولة تطلبها الإدارة عند بروز معضلة طارئة حيث تتدخل الإدارة وتطلب تقارير عن هذه المعضلة الطارئة وغير المبرمجة .
- التقارير الخاصة: وهي تقارير تعد لحالة أو موقف معين يطلبها المدير لعدم توفرالمعلومات التي يحتاجها فيما لديه من تقارير دورية.
لماذا تعتبر نظم المعلومات الإدارية ضرورية في الشركات؟
- تسارع التطور التكنولوجي في الأداء والإنتاج والأساليب ووسائل الاتصال.
- المنافسة الشديدة بين المؤسسات مما يتوجب سرعة اتخاذ القرارات المبنية على المعلومات الدقيقة التي تشتمل على كافة العوامل المؤثرة على بيئة العمل.
- أصبحت مورداً مهماً مما زاد من أهمية الحصول عليها.
- ازدياد التعقيدات في مهام إدارة المؤسسات وذلك للتقدم التقني والمعرفي.
- ازدياد التأثيرات والمتغيرات (السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتقنية) التي تؤثر على سير العمل سواء على الصعيد المحلي أو الدولي.
- ساهم تطور وسائل الاتصال في سرعة جمع وتحليل ومعالجة وتخزين وإخراج ونشر البيانات وتحويلها إلى معلومات ذات قيمة لدعم وترشيد عملية صناعة القرار.
إن الشركات والمؤسسات بحاجة كبيرة لنظم المعلومات الإدارية؛ لتمكّنها من تحقيق أهدافها وتنظيم كافة الأنشطة فيها بكل كفاءة، والعمل على تعزيز القدرة التنافسية الموجودة في بيئة العمل بما في ذلك حل العديد من المشكلات المتعلقة بالعمل البشري.