تعتبر إدارة القوى العاملة مهمة جدًا لعمل المنشآت، حيث أنها جزءاً أساسياً من إدارة الموارد البشرية و التى تعنى بكل نشاط له صلة وثيقة بالموظفين، ومن خلالها تستطيع أن تمكّن فريقك من انجاز مهامه اليومية بكل كفاءة وذلك من خلال امدادهم بالأدوات المتخصصة والمتكاملة لعملهم ويمكن لفرق الموارد البشرية أن تصبح أكثر إستراتيجية في كيفية تحقيق قيمة لبقية الأعمال.
دعونا في البداية نتعرف إلى ماهية إدارة القوى العاملة:
هي مجموعة من الوسائل والإجراءات التى تنتهجها المنشأة وتحددها؛ لتحسين كفاءة عمل موظفيها على مختلف المستويات سواء الأفراد، الأقسام أو المدراء، وتهدف إلى ضمان الفاعلية للقوى العاملة المتاحة.
للحفاظ على قوى عاملة منتِجة وفعّالة يلزم أنشطة خاصة فيها تشمل المهام والعمليات التي يتم التوظيف بناءً عليها، بما في ذلك أتمتة تتبع الوقت لجميع الموظفين، وذلك لضمان توفرالمزيج المناسب من العمالة بحيث يتوافق مع التكلفة والوقت
ما هي مهام إدارة القوى العاملة؟
– تحديد احتياجات المنشأة من العمال، وتوظيفهم حسب المواصفات والشروط المطلوبة.
– وضع قائمة واضحة باللوائح والنّظم الداخليّة الخاصّة بالمنشأة، والتي يتمّ من خلالِها تنظيمُ شؤون العمل والدوام والأجور، من حيث ساعات البدء والانتهاء، والعطلات.
– التشبيك مع مؤسّسات المجتمع المحلي.
– تحديد آليّات عمل تتوافقُ مع القوانين التي تفرضُها الدولة. – تنمية وتطوير قدرات الموظفين، بصورة تضمنُ تأهيلهم لتأدية المهامّ والوظائف المطلوبة منهم.
– وضع الهياكل التنظيميّة للمنشأة، وتحديد مهامّ كلّ موظّف.
– وضع نظام خاصّ بتأمين العمّال والموظفين، وضمان عملهم ضمن بيئة صحيّة سليمة.
– وضع لائحة واضحة وصارمة بالقوانين الرادعة، ويجب أن تتوافقَ مع قوانين مكتب العمل في الدولة.
– تنظيم ملفّ الاستقالات والتقاعد بصورة تضمنُحق كلّ من المنظّمة والعمّال.
تُعد أنظمة الموارد البشرية الرائدة في عالم اليوم مزيجًا من الأنظمة الاستراتيجية، والمتصلة، والمتكاملة التي تلبي متطلبات المنشآت الرقمية الحديثة، وذلك مع التطور الكبير في المجال التقني وبدء المنشآت والمدراء في نمذجة وأتمتة التحليلات والمهام وتتبع الأوقات..
مزايا استخدام نظام إدارة القوى العاملة
- تتبّع الحضور آليًا
تعمل برامج إدارة القوى العاملة على تتبع الحضور وتحسين دقة البيانات وتقليل الأخطاء في كشوف الرواتب.
- تحسين إنتاجية القوى العاملة
يقلل نظام إدارة القوى العاملة من العمليات اليدوية ويوفر لك إدارة مجموعة كاملة من السياسات التي تحكم الوقت والحضور بطريقة أفضل
- جعل مكان العمل أكثر أمانًا
يساعدك نظام إدارة القوى العاملة على الترويج لثقافة سلامة القوى العاملة وتوافقها وإدارة الصحة والسلامة البيئية لصورة فعالة أكثر.
- خفض التكاليف
مع زيادة إنتاجية القوى العاملة، يمكن أن تنخفض تكاليف إدارة القوى العاملة نتيجة للعمليات المبسّطة، مما يعني قضاء وقت أقل في المهام الإدارية.
- إشراك الموظفين
يمكن لأدوات إدارة القوى العاملة تحسين مشاركة الموظفين من خلال مساعدة الموظفين على الشعور بزيادة الإنتاجية في عملهم وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية من خلال زيادة مرونة الجدولة.
- الجدولة المرنة
توفر حلول إدارة القوى العاملة أدوات تمكن المديرين من إنشاء جداول توافق بين القوى العاملة والطلب المتوقع، مما يمنح الموظفين حرية إدارة جداولهم باستخدام أدوات الخدمة الذاتية.
- الأمان
تستخدم بعض حلول إدارة القوى العاملة أجهزة جمع البيانات الحيوية مثل: الماسحات الضوئية لبصمات الأصابع؛ لتسجيل دخول الموظفين وخروجهم، مما يساعد في القضاء على “التسجيل نيابة عن صديق”، أو تسجيل دخول أحد العاملين لآخر.
- رؤى الأعمال
تمكن أدوات إدارة القوى العاملة المؤسسات من مراقبة الأداء العام للشركة من خلال إعداد التقارير في الوقت الفعلي.
- إمكانية الوصول من أي مكان
تتيح حلول إدارة القوى العاملة للمؤسسات إمكانية مقابلة الموظفين بموقعهم مما يساعد في العمل بكفاءة أكبر. تمكِّن إمكانية الوصول في أي مكان الموظفين من أداء المهام بسرعة وسهولة من أجهزتهم المحمولة.
- تقليل الأخطاء
تقلل أنظمة إدارة القوى العاملة الأخطاء البشرية محيث تضمن الأتمتة الدقة والقضاء على أخطاء إدخال البيانات التي تتم باستخدام أدوات إعداد تقارير وقت الخدمة الذاتية.
في الختام، إنّ لنظام إدارة القوى العاملة دور كبير في القدرة على الوصول إلى الرؤى الاستراتيجية اللازمة لمواءمة أنشطة الموارد البشرية مع أهداف الأعمال والمساهمة في النجاح التنظيمي للمنشأة حيث لها أهمية كبيرة في إدارة الوقت، والعمالة، وإدارة الغياب، والصحة، والأمان، وتُعد مدمجة تمامًا مع الرواتب، ووظائف الموارد البشرية الأساسية الأخرى، والبيانات المالية.