الفكرة هي البداية الأولى لإنشاء مشروعٍ ما وإدارته، حيث يتبع الفكرة العديد من المراحل والآليات والتقنيات التي يتم تتبّعها في إدارة المشروع، حيث تعتبر إدارة المشاريع مهمة؛ لأنها تسهل العمل على المشروع وزيادة فرصة نجاحه، وبدونها تتعرض فرق التنفيذ والعملاء للإدارة الفوضوية والأهداف غير الواضحة والافتقار إلى الموارد والتخطيط غير الواقعي والمخاطر العالية وعدم تحقيق المتطلبات المرجوة من المشروع..دعونا نتعرف عن إدارة المشاريع بصورةٍ أوضح..
- ما هي إدارة المشاريع؟
مجموعة من عمليات التخطيط والتنظيم والإدارة للموارد المتاحة في المشاريع، مثل: الموارد البشرية أو الموارد المادية، بطريقةٍ يمكن من خلالها إنجاز المشروع ونجاحه مع مراعاة الجودة والوقت والتكلفة المتاحة، بالإضافة إلى وضع خطط متكاملة تساهم في توجيه فريق العمل القيام بمهامهم بالطريقة الصحيحة، حيث يتم العمل من بداية المشروع وحتى نهايته حسب الخطة المتفق عليها.
تعد إدارة المشاريع أمرًا صعبًا نوعًا ما؛ وذلك بسبب التفاصيل الدقيقة التي تؤثر على نجاح المشاريع، كالموارد المطلوبة والميزانيّة المتاحة وآراء العملاء المتغيرة بشكل مستمر، والعديد من الأشياء الأخرى، لذلك يتم تقسيم عملية إدارة المشاريع إلى مراحل.. وذلك لتقليل الضغط وزيادة فرصة نجاح المشروع..والآن نتعرف على مراحل إدارة المشاريع..
- مراحل إدارة المشاريع:
- بداية المشروع
تحويل الأفكار إلى نقاط واضحة، وفهم الحاجة والهدف من المشروع بالإضافة إلى الميزانية والوقت والتكلفة و اختيار مدير المشروع، وغيرها من التفاصيل الأخرى.
- تخطيط المشروع
العمل بالمهام الأساسيّة لتحديد المتطلبات الفنيّة ووضع جدول تفصيليّ وخطة للمشروع وإنشاء خطة اتصال، ويتم عادةً استخدام طريقة معينة متعارف عيها في تحديد الأهداف بشكل فعّال في هذه المرحلة وهي ما يُعرف بالطريقة الذكية
S.M.A.R.T وهي اختصار للكلمات:
– Specific : أن تكون الأهداف محددة
– Measureable : أن تكون الأهداف قابلةً للقياس.
– Attainable : أن تكون الأهداف ممكنة وواقعية.
– Realistic : أن تكون واقعية وحقيقية.
– Timley : أن تكون قابلةً للإنجاز على الوقت.
- تنفيذ المشروع
التأكد من إنشاء بيئة عمل فعّالة ومراقبة، بالإضافة إلى تقديم الاهتمام اللازم بالفريق، والحفاظ على التعاون بين أفراد الفريق وأصحاب المصلحة من المشروع، فهذا الأمر يضمن بقاء الجميع على توافق ويضمن تشغيل المشروع بسلاسة دون أي مشاكل.
- مراقبة المشروع والتحكم به
تتم من خلال هذه المرحلة مراقبة أنشطة المشروع وتحقيق الأهداف المطلوبة منها، ثمّ تقييم المشروع بشكله الكامل
- إنهاء المشروع
مرحلة تسليم المشروع، ثمَّ يتم بعد ذلك استكمال الأمور الورقيّة المتعلّقة بالمشروع وإنهاء العقود وما إلى ذلك، ويتم عادةً إجراء اجتماع لقياس مدى الإنجاز والنجاح المتحقق، ودراسة الإخفاقات للقيام بتجنّبها في المشاريع القادمة.
وجود إدارة ناجحة للمشروع يعني الحفاظ على أهداف المشروع الرئيسية من ناحية نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية، حيث أنها تضمن توحيد الرؤية بين العميل أو المستخدم النهائي وفريق التنفيذ، ويخلق رؤية لنجاح المشروع ويضع الجميع على نفس الصفحة لما هو مطلوب للبقاء على المسار الصحيح..
- أهمية إدارة المشاريع:
- القيادة وتنظيم الفوضى.
- تحقيق متطلبات المشروع.
- ميزة تنافسية.
- السيطرة على نطاق العمل.
- إدارة المخاطر.
- إدارة فعّالة للتكلفة.
- مراقبة شراء الموارد.
- الرقابة المستمرة.
- رقابة الجودة.
- الخبرة الموضوعية.
- إدارة المعرفة والتعلم.
ختامًا..الهدف الأكبر من إدارة المشاريع هو تحقيق الفائدة والعمل على تطوير النتائج المتحققة من هذا المشروع، لذا يجب الاهتمام بإدارة المشاريع ووضع خطط مناسبة لسير المشروع، ويممكنكم تحقيق أكبر استفادة في إدارة المشاريع وزيادة فرصة نجاحه من خلال استخدام نظام ERPNext المحوسب الذي يساعدكم في تلبية كافة احتياجاتكم في إدارة فعاليات المشروع بالكامل.